LES FRAIS DÉDUCTIBLES ET LES DÉPENSES NON ADMISES

Que ce soit au début d’une activité, par le « bouche à oreille » ou à cause des nombreux changements de réglementation, il peut être compliqué en tant qu’indépendant personne physique et dirigeant d’une société de s’y retrouver entre les frais déductibles, partiellement déductibles et non déductibles à l’impôt sur les revenus (IPP, ISOC, etc.).

Petit tour d’horizon des dépenses les plus courantes pour ne plus se mélanger les pinceaux.

Les frais de voiture

Sans trop entrer dans les détails vu la complexité de la matière (sur laquelle nous avons déjà consacré un article plus complet : cliquez ici), il y a deux régimes différents en fonction de la date d’achat ou de prise en location (leasing / renting) de votre véhicule.

>> Avant le 1^er juillet 2023 :

La règle de base pour les véhicules acquis avant le 1^er juillet 2023 repose sur les émissions de CO₂ de votre véhicule et une formule [1] très simple :

120 % – (0,5 % x coefficient* x émissions de CO₂) = % de déductibilité des frais
*Coefficient : Moteur diesel = 1 / Moteur essence = 0,95 / Moteur gaz = 0,90

Remarques :

• Pour les véhicules hybrides rechargeables commandés à partir du 01/01/2018 dont la capacité de la batterie est < 0,5 kWh par 100 kg de poids de véhicule ou qui émettent plus de 50g/km CO₂ , la limitation de la déductibilité est calculée sur la base des émissions de CO₂ d’un modèle similaire équipé d’un moteur à combustion (une liste précise a été éditée par le SPF Finances), ou les émissions de CO₂ sont multipliées par un coefficient de 2,5.
• Pour les véhicules électriques, la déductibilité est limitée à 100%.

>> Après le 1^er juillet 2023 :

Pour les véhicules à moteur thermique ou hybride acquis après le 1^er juillet 2023, la déductibilité des frais subira une dégressivité d’année en année sur base d’un plan précis :

Remarque : Pour les véhicules acquis à partir du 1^er janvier 2026, la déductibilité des frais sera nulle.

Pour les véhicules électriques, la déductibilité des frais s’échelonnera en fonction de l’année d’achat du véhicule :

Les frais de transport en commun

Ces frais englobent toutes les dépenses liées à vos déplacements en train, tram, métro, bus et même d’avion pour peu que le trajet ait un but professionnel.

Ces frais sont déductibles à concurrence de 100 % des montants engagés HTVA (la TVA est déductible).

Exception : Si vous décidez de combiner « voyage d’affaires » et « voyage d’agrément », vous ne pouvez déduire vos frais qu’à concurrence de la partie professionnelle du déplacement. Et si vous êtes accompagné par votre moitié par exemple, ces frais-là ne sont pas déductibles.

Les frais de réception

Ces frais englobent toutes les dépenses engagées pour accueillir vos clients, des partenaires commerciaux ou pour organiser des évènements professionnels ; par exemple : les frais du traiteur pour une soirée « portes ouvertes », les livraisons de repas au bureau/domicile lors de réunions professionnelles, etc.

Ces frais sont déductibles à concurrence de 50 % des montants engagés TVAC (la TVA n’est pas déductible).

Les cadeaux d’affaires

Ces frais englobent toutes les dépenses engagées pour renforcer vos relations professionnelles : boite de pralines, carte cadeau, bouquet de fleurs, bouteille de vin, etc.

Ces frais sont déductibles à concurrence de 50 % des montants engagés TVAC (la TVA n’est pas déductible) avec une limite fixée à 250,00 € (cfr. Art 57,1° du CIR 92 et art. 30, §1er AR/CIR92) par an et par personne. Au-delà, le cadeau est alors considéré comme un avantage de toute nature dans le chef de la personne qui le reçoit ; il y aura donc taxation à l’impôt des personnes physiques, ce qui peut ne pas plaire à tout le monde !

Exception : les petits cadeaux de type stylo, calendrier, porte-clé, etc., qui sont de faible valeur et portent clairement le logo de votre entreprise sont considérés comme « matériel promotionnel ». Ces frais-là sont déductibles à concurrence de 100 % des montants engagés HTVA (la TVA est déductible).

Remarque : notons que la TVA sur les boissons alcoolisées n’est jamais déductible.

Les frais de restaurant

Ces frais englobent toutes les dépenses de restaurant engagées dans le cadre de relations et déplacements professionnels, de formations et de séminaires tant en Belgique qu’à l’étranger.

Deux petits conseils : pensez à garder une trace de la ou des personnes invitées et évitez ce type de frais les weekends et les jours fériés hors cadre d’un déplacement professionnel ; cela écartera toute discussion en cas de contrôle fiscal.

Ces frais sont déductibles à concurrence de 69 % des montants engagés TVAC (la TVA n’est pas déductible).

Exception : les frais de restaurant engagés lors d’un repas d’équipe pour un évènement (Saint-Nicolas, Nouvel An, etc.) ayant lieu maximum une fois par an sont quant à eux déductibles à concurrence de 100 % des montants engagés TVAC (la TVA n’est pas déductible).

Les frais de vivres et boissons

Ces frais englobent toutes les dépenses liées aux vivres et boissons telles que l’eau, les softs, le thé, le café ou encore les snacks que vous consommez avec votre personnel ou vos clients dans le cadre du travail.

Ces frais sont déductibles à concurrence de 100 % des montants engagés HTVA (la TVA est déductible).

Et si vous travaillez depuis chez vous ? Ces frais sont également déductibles à condition qu’ils soient réservés à l’accueil de vos employés, clients, prospects ou fournisseurs. Pas question de déduire ces frais uniquement dans le cadre de votre télétravail.

Les frais de vêtements

Ces frais sont particulièrement difficiles à justifier professionnellement et font partie des points sensibles en cas de contrôle fiscal. De manière générale, les vêtements à « usage courant » autrement dit les vêtements de ville, de soirée, de cérémonie, de voyage ou encore de loisirs ne sont pas des dépenses déductibles recommandées ; auquel cas, elles seront considérées comme un avantage de toutes natures (ATN) dans le chef du bénéficiaire.

La seule exception concerne donc les vêtements (et accessoires) professionnels imposés, par exemple, par la réglementation du travail : uniforme de l’artisan, chaussures de sécurité, robe d’avocat, etc. Ces frais-là sont déductibles à concurrence de 100 % des montants engagés HTVA (la TVA est déductible).

Les amendes et pénalités

Ces frais englobent notamment les amendes liées à des infractions au Code de la route et sont, d’une manière générale, non déductibles, et ce même si l’amende a été « contractée » lors d’un déplacement professionnel par un membre du personnel – utilisant un véhicule de société que vous lui fournissez – ou par vous-même.

En revanche, les amendes liées à des zones de stationnement ne sont pas considérées comme étant des amendes. Elles sont donc déductibles à 100 % à condition que le stationnement ait eu lieu dans un cadre professionnel.

Quelques frais divers

>> Les lunettes

Les lunettes de sécurité sont, bien entendu, déductibles à 100 %, mais ici, c’est surtout aux lunettes de vue pour un usage régulier auxquelles nous faisons allusion. Ce type de frais est assez délicat à déduire, mais si des lunettes s’avèrent nécessaires pour votre activité (par exemple : vous travaillez de longues heures sur votre ordinateur), il est toujours possible d’en déduire une partie. Généralement, déduire 30 % du montant total reste une limite acceptable.

>> L’abonnement au club de sport

Il n’est pas recommandé de déduire ce type d’abonnement, sauf si vous êtes vous-même un professionnel du monde du sport, car la justification professionnelle est souvent délicate. Cependant, il peut être possible d’en déduire une partie sous l’étiquette de « frais de réception », c’est-à-dire à maximum 50 % de déductibilité, mais à condition que vous puissiez prouver que vous utilisez cet abonnement pour faire des rencontres professionnelles, développer votre réseau et votre capital social.

>> Le Vélo (électrique)

En tant qu’indépendant, il vous est possible de déduire à 100% l’acquisition d’un vélo – électrique ou non – et les frais accessoires liés à celui-ci. La seule condition est d’être en mesure de prouver que son usage ne concerne que des trajets professionnels ; les déplacements privés et domicilie-lieu de travail étant non déductibles. Si le vélo est à usage mixte, seule une partie pourra être déduite à titre de frais professionnels.

Mais attention si vous possédez déjà un autre véhicule, l’administration fiscale pourrait se montrer un peu tatillonne.

>> Les objets décoratifs

Ces frais concernent toutes les dépenses liées à l’aménagement et la décoration de votre bureau et/ou de votre salle d’attente : meubles, chaises, peintures, plantes, etc. Ces dépenses peuvent être déduites à 100% HTVA (la TVA est déductible).

Attention que les œuvres d’art dont la valeur ne diminue pas avec le temps ne sont pas des dépenses déductibles. N’allez donc pas acheter un dessin ou une gravure de Picasso pour espérer diminuer votre base imposable !

Sources

• https://www.fraispro.be/all
• https://www.bdo.be/getmedia/82f49b25-6458-4609-9ec0-2939b569f536/2024_01_Deductible-expenses-AY-2025-FR_1.pdf

Date de publication : 28/04/2025