Facturation électronique
FINACCES
Comprendre la facturation électronique en 8 questions
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-facturation, consiste à envoyer et recevoir des factures au format entièrement numérique et structuré. Contrairement à un simple PDF, ce type de facture contient des données organisées qui peuvent être directement lues et traitées par les logiciels de gestion et de comptabilité. Cela évite les saisies manuelles, limite les erreurs et accélère les paiements. Elle apporte aussi plus de sécurité, car les factures passent par des canaux contrôlés et normalisés. Pour les entreprises, c’est un gain de temps, d’efficacité et une meilleure traçabilité des échanges.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Toutes les entreprises, petites ou grandes, seront progressivement concernées. En Belgique et dans l’Union européenne, la législation impose qu’à partir de 2026, toutes les transactions entre entreprises (B2B) passent obligatoirement par l’e-facturation. Certaines structures, comme les administrations publiques, sont déjà concernées : depuis plusieurs années, elles exigent de recevoir uniquement des factures électroniques de leurs fournisseurs. Même les indépendants et les petites entreprises devront s’adapter, mais des outils simples et accessibles sont prévus pour eux.
Quelles sont les opérations visées par la facturation électronique ?
En janvier 2026, l’obligation concerne surtout les échanges commerciaux entre entreprises (B2B), afin d’harmoniser et d’automatiser les processus administratifs. Certaines obligations existent déjà pour les relations entre entreprises et administrations publiques. L’objectif est de couvrir progressivement tous les flux de facturation, afin que les échanges soient plus fluides et que le suivi fiscal soit facilité. Les transactions avec les particuliers (B2C) ne sont pas directement concernées par l’obligation (pas avant janvier 2027), mais les entreprises peuvent déjà utiliser l’e-facturation pour simplifier leur gestion.
Qu’est-il prévu au niveau européen et international ?
L’Union européenne a lancé l’initiative « VAT in the Digital Age » pour harmoniser la facturation électronique et les échanges de données fiscales. L’idée est de permettre à toutes les entreprises européennes d’échanger facilement des factures structurées, quel que soit leur pays. Certains pays, comme l’Italie, la Pologne ou bientôt la France, ont déjà rendu l’e-facturation obligatoire au niveau national. À l’international, un standard appelé « Peppol » s’impose de plus en plus, permettant à une entreprise belge, par exemple, d’envoyer une facture directement lisible à un partenaire en Australie ou en Norvège.
Quelles sont les mesures de soutien en vue de cette transition numérique pour les PME ?
Pour accompagner les PME et indépendants, les autorités et les éditeurs de logiciels proposent plusieurs aides. En Belgique, une plateforme publique gratuite (Mercurius) permet déjà d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Beaucoup de logiciels de facturation ou ERP intègrent désormais directement ces fonctionnalités, sans coût supplémentaire. Certaines régions proposent aussi des subsides ou accompagnements pour accélérer la transition numérique des petites structures. L’objectif est de rendre la bascule la plus simple possible, en évitant des frais élevés ou une charge administrative supplémentaire.
Quelles sont les règles techniques applicables ?
L’e-facturation repose sur des standards techniques communs. En Belgique, l’échange se fait via le réseau Peppol, qui assure la sécurité et l’authenticité des documents. Ces règles techniques visent à assurer l’interopérabilité, c’est-à-dire que peu importe le logiciel utilisé, la facture est lisible et utilisable par tous les acteurs.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau international qui permet l’échange sécurisé de documents électroniques, dont les factures. C’est un peu comme une « autoroute » standardisée : toutes les entreprises connectées peuvent envoyer et recevoir des factures de manière fiable, sans se soucier des différences techniques entre logiciels. Chaque utilisateur du réseau est identifié de manière unique, ce qui garantit que la facture arrive au bon destinataire. Aujourd’hui, Peppol est utilisé dans de nombreux pays d’Europe, mais aussi ailleurs dans le monde.
Qu’en est-il de l’e-reporting ?
L’e-reporting est un dispositif complémentaire à l’e-facturation. Il consiste à transmettre automatiquement certaines informations issues des factures à l’administration fiscale. Concrètement, cela permet à l’État de mieux suivre l’activité économique en temps réel et de réduire la fraude à la TVA. Pour les entreprises, cela diminue aussi les obligations déclaratives, car une partie des données est directement préremplie grâce aux échanges électroniques. L’e-reporting n’est pas encore en place partout, mais il s’intègre progressivement dans la stratégie européenne de digitalisation de la fiscalité.
Vos questions – vos craintes
À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire dans l’Union européenne. Comme pour toute réforme, cette transition soulève des questions, des craintes et des résistances, surtout de la part des entreprises qui doivent s’adapter. Ce dossier a pour objectif d’expliquer simplement les principales objections et d’apporter des réponses claires et rassurantes.
Cela va me coûter cher !
Il est vrai que les entreprises devront investir pour adapter leurs outils. Mais cet effort sera rapidement compensé par les économies : plus besoin d’imprimer, d’envoyer par la poste ou de ressaisir des factures. Les erreurs et les retards vont aussi diminuer, ce qui représente un vrai gain financier à long terme.
Je n’y arriverai jamais, trop compliqué pour moi !
Toute nouveauté demande un temps d’adaptation. Mais les logiciels modernes sont conçus pour être simples et intuitifs. Une fois la phase de transition passée, la facturation électronique devient plus fiable et beaucoup moins source d’erreurs humaines.
Je me méfie d’Internet, de toutes ces technologies !
C’est vrai, il faudra une connexion internet et des plateformes fiables. Mais celles-ci seront sécurisées, avec des sauvegardes prévues. Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent déjà des outils numériques pour leurs paiements, leurs commandes ou leurs déclarations fiscales : la facturation électronique n’est qu’une étape logique.
Je ne suis pas sûr que ce soit bien sécurisé ce « machin » !
Les factures électroniques seront protégées par des normes strictes : chiffrement, RGPD, accès limité. Le passage par les plateformes officielles réduira même les risques de fraude ou de falsification par rapport aux systèmes actuels.
Je suis une toute petite entreprise, c’est une solution disproportionnée pour moi !
La Belgique prévoit des solutions gratuites ou peu coûteuses pour les indépendants et micro-entreprises. De plus, ces outils simplifieront la gestion administrative, ce qui permettra aux petites structures de gagner du temps et de se concentrer sur leur activité principale.
J’ai mes habitudes, encore du changement ? Encore s’adapter !
C’est l’inverse : la facturation électronique apporte une uniformité bénéfique. Un seul format structuré et reconnu partout facilitera les échanges et évitera la multiplication des formats incompatibles.
Je vais être pisté tout le temps, pire qu’avant !
Oui, l’administration recevra directement les données. Mais cela signifie aussi moins de contrôles lourds et de litiges. En réalité, cela rend la relation avec le fisc plus simple et plus transparente.
J’ai tellement peu de factures par mois, quel intérêt !
Même une petite entreprise qui émet peu de factures bénéficiera de la facturation électronique : archivage automatique, sécurité, gain de temps en comptabilité.
Trop compliqué pour moi, je n’y comprends rien !
Finacces propose des formations, tutoriels et supports pour accompagner toutes les entreprises. L’objectif est d’inclure, pas d’exclure. Les solutions seront conçues pour être accessibles et faciles à utiliser.
Je facture beaucoup à l’international, ce n’est pas pour moi !
L’Europe travaille sur des standards communs (comme Peppol) qui faciliteront les échanges entre pays. Cela deviendra au contraire un atout pour les entreprises qui travaillent à l’export.
Je ne veux pas dépendre d’une entreprise Tech privée !
La Belgique mettra à disposition des portails publics gratuits ou à bas coût, pour que les entreprises ne soient pas obligées de dépendre uniquement de prestataires privés.
Je n’aurai plus de vue sur ma trésorerie !
C’est tout le contraire : la facturation électronique donne une vision en temps réel sur la trésorerie, les paiements et les créances. Le rôle des comptables sera renforcé comme conseillers, car ils auront des données plus fiables et plus rapides à analyser.
Concrètement, que dois-je faire ?
À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée deviendra obligatoire pour tous les indépendants et entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Pas de panique : nous sommes là pour vous accompagner dans cette transition pas à pas.
Comprendre vos obligations
Dès 2026, toutes vos factures devront être émises sous un format électronique structuré (UBL) et transmises via le réseau Peppol. Cette obligation légale s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA, sans exception.
Vérifier votre situation actuelle
Utilisez-vous déjà un logiciel de facturation ?
✔️ Oui → Contactez votre informaticien ou revendeur et assurez-vous qu’il est conforme (factures en UBL + compatible Peppol).
❌ Non → Il faut mettre en place une solution adaptée.
Choisir la solution qui vous convient
• Inscription à Peppol : Nous nous occupons de tout ! Un simple mandat signé, et nous vous inscrivons au réseau.
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• Utilisation d’une application adaptée à votre organisation et compatible avec nos logiciels (OkiOki, Falco, Billit). Simples, intuitives et conformes, elles permettent d’émettre vos factures électroniques en toute autonomie.
• Accompagnement informatique spécialisé
Besoin d’une intégration technique plus poussée ? Nous vous mettons en relation avec des experts.
• Gestion externalisée de vos factures
Vous continuez vos factures comme d’habitude, mais en pro-forma, et nous nous chargeons chaque semaine de les transformer en factures électroniques officielles.
Ne tardez pas
Anticiper cette transition vous évitera stress et imprévus. Contactez votre gestionnaire de dossier dès aujourd’hui pour choisir la solution la plus adaptée à votre activité.
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