CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES : RETOUR SUR LES RÈGLES EN VIGUEUR
La question se pose souvent : quels documents doivent être impérativement conservés par le contribuable, qu’il soit une personne physique, un indépendant ou une société, et surtout, combien de temps ?
C’est la loi du 20 novembre 2022, portant sur des dispositions fiscales et financières diverses, qui a mis en place l’allongement de certains délais de conservation des documents notamment en matière d’impôt sur les revenus et de TVA.
Depuis, il existe une distinction importante entre les délais de conservation en matière de droit comptable et ceux en matière de droit fiscal.
En matière de droit comptable
La règle de base prévoit une conservation des documents comptables légaux (journaux, inventaires, etc.) et des pièces justificatives probantes (factures émises ou reçues, tickets de caisse, états financiers, etc.) pour une durée de 7 ans ; délai qui débute à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
Exemple : Tous documents se rapportant aux revenus de l’année 2025 doivent être conservés jusqu’au 31 décembre 2032.
Pour tous les autres documents internes et non probants, c’est-à-dire des bons de commande, des notes de service, des notes de calculs internes et toutes autres pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers, le délai de conservation est de 3 ans ; délai qui débute à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
à À noter que si ces documents ont une valeur probante au niveau fiscal, ce sont les délais en matière de droit fiscal qui s’appliquent. Il faut toujours tenir compte du délai le plus long.
En matière de droit fiscal
La règle de base prévoit une conservation des documents comptables légaux et de toute pièce permettant de déterminer le montant des revenus imposables pour une durée de 10 ans ; délai qui débute à partir de la fin de la période imposable concernée.
Exemple : Pour une société dont l’exercice comptable se clôture au 30/06/2025, tous les documents se rapportant à l’exercice allant du 01/07/2024 au 30/06/2025 doivent être conservés jusqu’au 30 juin 2035.
Il en va de même pour tous systèmes informatisés permettant de tenir, d’établir, d’adresser ou de conserver lesdits documents comptables.
Les mêmes délais sont encourus en matière de droit TVA à l’exception des documents comptables et des pièces justificatives relatives aux biens d’investissements, notamment les biens immobiliers. Pour ce cas précis, le délai de conservation est de minimum 15 ans, en raison d’une potentielle révision TVA. Pour les documents tels que les actes d’acquisitions, les justificatifs de travaux importants, il est recommandé de les conserver pour une durée de 25 ans.
Quid de l’archivage numérique ?
À l’ère du « tout numérique », la question de l’archivage des documents transmis par e-mail sous format PDF ou transitant par des réseaux d’échanges électroniques tels que PEPPOL se pose.
La législation belge autorise pleinement l’archivage numérique, à condition que les documents soient facilement accessibles et conservés de manière intègre et puissent être présentés à l’administration dans un format lisible pendant toute la durée légale de conservation.
Il est donc très important de bien choisir les supports de sauvegarde numérique (serveur, disque dur externe, cloud, drive, etc.), car toute perte de documents sera sanctionnée en cas de contrôle.
Le mode de conservation doit aussi permettre de garantir l’authenticité de l’origine afin d’éviter toute possibilité de manipulation des documents. D’autre part, l’inaltérabilité des factures doit être garantie depuis la délivrance et réception de celles-ci jusqu’à l’expiration du délai de conservation.
Si ces garanties sont respectées, un changement de format est possible (exemple : documents PDF convertis en XML), ce qui peut être nécessaire au vu de l’obsolescence rapide des techniques informatiques pendant la longue durée de conservation des documents.
Afin de se prémunir d’une perte éventuelle des données, il est conseillé d’effectuer une simple copie de sauvegarde supplémentaire.
En résumé
| Type de document | Délai conseillé |
| Documents comptables légaux | 7 ans |
| Documents fiscaux | 10 ans |
| Documents TVA ordinaires | 10 ans |
| Biens d’investissement immobiliers | 15 ans minimum |
| Actes et dossiers immobiliers importants | 25 ans recommandés |
Sources
- https://finances.belgium.be/fr/entreprises/impot_des_societes/comptabilite#q2
- https://www.droitbelge.be/news_detail.asp?id=1115
- https://efacture.belgium.be/fr/article/comment-conserver-des-factures-recues-la-facturation-electronique
Date de publication : 29-07-2026