Actualités

1. Notion de frais propre à l’employeur

Il s’agit de frais engagés par un travailleur ou le dirigeant d’une entreprise pour le compte de l’employeur.

Ces frais sont propres à l’employeur lorsque, en fonction des circonstances qui entourent l’activité professionnelle, ils incombent normalement à l’employeur. C’est une question de fait.

L’employeur indemnisera le travailleur ou le dirigeant en conséquence. Et cette indemnité ne sera pas taxable dans le chef du travailleur ou du dirigeant, et pourra être déduite dans les frais de l’entreprise.

NB : le travailleur ou dirigeant qui revendique les frais réels, devra déduire les frais propres à l’employeur, des frais qu’ils comptent déduire.

Concrètement, l’employeur devra prouver que :

• L’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres
• L’indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais

L’employeur a plusieurs possibilités pour rembourser les frais, à savoir :

• Remboursement forfaitaire sur base de normes sérieuses

Vous pourriez, par exemple, vous baser sur les forfaits de frais utilisés par les autorités publiques pour rembourser les fonctionnaires

• Remboursement forfaitaire en absences de normes sérieuses
• Indemnités réelles sur base de justificatifs

2. Modification des Formalités administratives obligatoires

L’employeur est légalement tenu d’établir une fiche fiscale individuelle pour chaque travailleur (fiche 281.10) ou dirigeant (fiche 281.20) qu’il emploie, ainsi qu’un relevé récapitulatif. (Article 57, al 1^er du CIR 92)

Parmi les informations à renseigner sur de telles fiches, l’employeur doit inscrire le montant des indemnités payées au titre de remboursement de frais propre à l’employeur (au cadre « renseignement divers », à la rubrique spécifique aux dépenses propres à l’employeur)

C’est ce point-là qui change pour l’année de revenus 2022

S’il ne respecte pas cette obligation, l’employeur ne pourra tout simplement pas déduire lesdits frais.

3. Situation applicable jusqu’à l’année de revenus 2021 incluse

Jusqu’à présent, seules les indemnités forfaitaires déterminées en absence de normes sérieuses devaient être justifiées sur ces fiches en mentionnant le montant.

Pour les autres types d’indemnités (Indemnités réelles sur base de justificatifs, Remboursement forfaitaire sur base de normes sérieuses), il n’était pas nécessaire de mentionner le montant sur les fiches 281.10 et 281.20. En effet, il suffisait d’indiquer ou de cocher « oui » dans la rubrique appropriée.

4. Situation applicable à partir de l’année de revenus 2022

À partir de 2022, le cadre relatif aux « renseignements divers » des fiches fiscales individuelles 281.10 et 281.20 mentionnera 3 catégories d’indemnités :

• « Indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses » ;
• «Indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses » ;
• «Indemnités sur base de justificatifs ».

L’employeur devra obligatoirement renseigner le montant des indemnités payées, dans chacune des catégories.

5. Justification légale

Pour remettre les choses dans leur contexte, ce changement émane de la loi du 27/06/2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

Cette loi a modifié l’article 57 du CIR 92 en rajoutant l’obligation de justifier les indemnités variables accordées aux membres du personnel à titre de remboursement de frais propres à l’employeur, au moyen de fiches individuelles et d’un état récapitulatif.

Suite à cela, l’administration a publié la circulaire 2022/C/62 relative à la justification des indemnités en remboursement de dépenses propres à l’employeur

6. Conclusion : que retenir de tout ça ?

Le plus important à retenir, c’est qu’il est de la responsabilité de l’employeur (société ou dirigeant), et personne d’autre (ni l’administration, ni le travailleur, …), de remplir correctement les fiches fiscales 281.10 et 281.20, conformément au point 4.

De plus, c’est également l’employeur qui devra fournir les preuves mentionnées au point 1.

Assurez-vous donc  de fournir l’ensemble des informations nécessaires aux personnes qui établissent les fiches fiscales pour vous.